Gestion terminologique pour les PME: Solutions simples et économiques

Pour les petites et moyennes entreprises (PME) en Suisse, une communication multilingue cohérente et claire est un facteur de succès décisif.

La gestion terminologique peut jouer un rôle clé à cet égard, non seulement pour les grands groupes, mais aussi et surtout pour les PME. Elle assure la cohérence des termes, fait gagner du temps dans la création de documents et réduit les coûts de traduction à long terme. Et surtout, vous n’avez pas besoin de logiciels spécialisés coûteux pour cela. Avec des moyens simples, même les petites entreprises peuvent profiter des avantages d’une gestion terminologique bien organisée et utile!

Pourquoi une gestion terminologique?

La mise en place d’une gestion terminologique présente de nombreux avantages pour les PME:

• Un langage d’entreprise cohérent : une terminologie cohérente apporte de la clarté – en interne comme en externe.
• Meilleure compréhension: votre communication devient plus compréhensible et plus professionnelle pour vos clients et partenaires.
• Gain de temps: une terminologie homogène réduit les demandes et les corrections lors de la création de documents.
• Réduction des coûts: les traductions sont plus rapides et moins coûteuses car elles nécessitent moins d’ajustements. Les outils de traduction automatique peuvent apprendre votre terminologie ce qui facilite le post-traitement.

Des outils simples pour commencer

Même sans outil de gestion terminologique spécifique, les PME peuvent faire leurs premiers pas. Deux options évidentes sont Microsoft Excel et Google Sheets. En outre, selon le domaine thématique, il existe déjà sur Internet des terminologies complètes accessibles au public.

Microsoft Excel

Excel est déjà présent dans de nombreuses entreprises et peut être facilement adapté:

• Créez un tableau avec des colonnes pour les termes, les définitions et le contexte d’utilisation.
• Marquez les termes avec des couleurs pour distinguer les catégories telles que les départements ou les statuts.
• Utilisez des filtres pour rechercher des termes spécifiques.

Astuce: En gelant la ligne supérieure, vous gardez toujours un œil sur les informations importantes.

Google Sheets

Google Sheets offre des fonctions similaires à celles d’Excel, mais avec une collaboration plus facile:

• Partagez la feuille de calcul avec votre équipe pour une édition commune.
• Utilisez la fonction de commentaire pour discuter des termes directement dans le tableau.
• Créez des feuilles de calcul distinctes pour différents projets ou départements.

Sources publiques

Des outils comme Linguee, par exemple, disposent d’une énorme base de données, mais très souvent les traductions proposées sont multiples, alors qu’une terminologie d’entreprise exige justement qu’un mot donné en français correspond, dans un contexte donné, toujours à un mot en allemand.

Dans certains domaines, c’est encore plus important que dans d’autres, par exemple dans le domaine juridique ou dans l’administration publique. Heureusement pour nous traductrices et traducteurs, la Confédération suisse et l’Union européenne mettent toutes deux leurs terminologies à disposition en ligne:

• TERMDAT, banque de données terminologiques de l’administration fédérale
• IATE (Terminologie interactive pour l’Europe)

Conseils pratiques pour le démarrage

1. Se concentrer sur les termes les plus importants: Commencez par une petite sélection de termes clés qui sont fréquemment utilisés.
2. Tableaux structurés: Créez des colonnes claires pour les termes, les définitions et les conseils d’utilisation.
3. Mise à jour régulière: prévoyez des heures fixes pour maintenir la terminologie à jour.
4. Formation du personnel: familiarisez votre équipe avec les outils et l’importance de la terminologie.
5. Utiliser des fonctions simples: Dans Excel, les formules aident à trouver les doublons ou à vérifier la cohérence.

Assurer la qualité – même sans outils coûteux

Même avec des outils de base, vous pouvez assurer efficacement la qualité de votre terminologie:

• Vérifier régulièrement: Les termes et les définitions sont-ils toujours conformes aux exigences actuelles? Faut-il rajouter de nouveaux termes?
• Recherche d’incohérences: Utilisez les fonctions de recherche des tableurs pour trouver des termes similaires.
• Check-lists: Une simple liste de contrôle permet de procéder systématiquement et de ne rien oublier.

Facteurs de réussite pour les PME

De nombreuses petites entreprises ont déjà montré comment la gestion terminologique fonctionne avec peu d’efforts:

1. Utiliser efficacement les feuilles de calcul: Excel et Google Sheets sont peu coûteux et flexibles.
2. Centraliser la gestion des données: une base de données commune assure la cohérence des termes.
3. Créer des directives: Des directives claires rendent la terminologie compréhensible et applicable.
4. Audits réguliers: Les incohérences peuvent être détectées et corrigées à un stade précoce.
5. Proposer des formations: Même de courtes formations renforcent les compétences dans l’utilisation de la terminologie. N’oubliez pas non plus de familiariser les nouveaux collaborateurs avec la terminologie de l’entreprise.

Conclusion: petits pas, grands effets

Une bonne gestion terminologique ne doit être ni coûteuse ni compliquée. Des mesures simples comme l’utilisation d’Excel ou de Google Sheets peuvent vous aider à uniformiser votre communication d’entreprise et à économiser du temps et de l’argent à long terme. La clé est de travailler en permanence sur la qualité de vos termes et de les intégrer activement dans votre travail quotidien.

Vous avez besoin d’aide pour mettre en place ou maintenir votre gestion terminologique ? Je vous aide volontiers à trouver des solutions simples, pratiques et économiques qui conviennent à votre entreprise. Ensemble, nous développerons un système qui renforcera votre communication multilingue et rendra vos processus plus efficaces.

Parlons de la manière dont je peux vous aider !